Polityka Prywatności KalendGO

Data ostatniej aktualizacji: 4.12.2025

1. Wprowadzenie

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z platformy KalendGO, dostępnej pod adresem www.kalendgo.com oraz w formie aplikacji mobilnych na systemy iOS i Android.

KalendGO jest platformą informatyczną typu SaaS, przeznaczoną do zarządzania grafikami pracy, rejestracją czasu pracy oraz rozliczeniami kadrowo-płacowymi w organizacjach zatrudniających pracowników zmianowych.

W zależności od rodzaju danych oraz relacji z użytkownikiem, KalendGO może przetwarzać dane osobowe:

  • jako administrator danych osobowych, albo

  • jako podmiot przetwarzający dane osobowe w imieniu pracodawcy (klienta KalendGO).

Dokładamy wszelkich starań, aby dane osobowe były przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”) oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa.

2. Administrator Danych Osobowych

Administratorem danych osobowych jest KalendGO z siedzibą w Jaworzu, NIP 9372776523, REGON 543350780.

Kontakt: biuro@kalendgo.com

3. Rodzaje Zbieranych Danych

3.1. KalendGO jako administrator danych

KalendGO jest administratorem danych osobowych w zakresie danych:

użytkowników reprezentujących klientów (np. właścicieli firm, administratorów kont),

osób kontaktujących się z KalendGO,

użytkowników w zakresie danych technicznych i statystycznych,

kandydatów do pracy / współpracy,

danych przetwarzanych w celach marketingowych i komunikacyjnych KalendGO.


3.2. KalendGO jako podmiot przetwarzający

KalendGO przetwarza dane osobowe pracowników, zleceniobiorców oraz innych osób zatrudnionych przez klienta wyłącznie jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO).



4. Zakres danych przetwarzanych przez KalendGO jako administratora


Administratorem danych osobowych pracowników jest ich pracodawca (klient KalendGO). KalendGO nie wykorzystuje danych pracowniczych do własnych celów i przetwarza je wyłącznie zgodnie z instrukcjami administratora. Jeżeli jesteś pracownikiem lub inną osobą, której dane osobowe są przetwarzane w ramach korzystania z platformy KalendGO przez Twojego pracodawcę, wszelkie pytania, żądania lub wnioski dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych (w szczególności dotyczące realizacji praw wynikających z RODO) powinieneś kierować bezpośrednio do swojego pracodawcy, który jest administratorem Twoich danych osobowych.


5. Cele przetwarzania danych (jako administrator)

KalendGO przetwarza dane osobowe jako administrator w następujących celach:

  • zawarcia i realizacji umowy o korzystanie z platformy,

  • obsługi kont użytkowników,

  • komunikacji związanej z działaniem platformy,

  • obsługi zgłoszeń i zapytań,

  • zapewnienia bezpieczeństwa systemu,

  • analizy i ulepszania funkcjonalności platformy,

    prowadzenia działań marketingowych (komunikacja marketingowa prowadzona jest wyłącznie wobec przedsiębiorców oraz osób reprezentujących przedsiębiorców, z wykorzystaniem służbowych danych kontaktowych),

  • przeprowadzenia procesów rekrutacyjnych oraz podjęcia działań zmierzających do nawiązania współpracy z kandydatami.

6. Odbiorcy Danych

Dane osobowe przetwarzane są na podstawie:

  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy,

  • art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki prawne,

  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes KalendGO,

  • art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda (jeżeli ma zastosowanie).


Szczegółowe informacje dotyczące powiązania kategorii danych, celów przetwarzania oraz podstaw prawnych zostały przedstawione w tabeli poniżej.


Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach niezbędne do zawarcia lub realizacji umowy o korzystanie z platformy KalendGO. Niepodanie danych może skutkować brakiem możliwości utworzenia konta lub korzystania z określonych funkcjonalności platformy.

Dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, w sposób wywołujący skutki prawne wobec użytkowników.



Kategoria danych Dane osobowe Cel przetwarzania Podstawa prawna (RODO)
Dane identyfikacyjne i kontaktowe użytkowników imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu Założenie i obsługa konta użytkownika, realizacja umowy o korzystanie z platformy art. 6 ust. 1 lit. b
Dane logowania i uwierzytelniania login, hasło (w postaci zaszyfrowanej) Zapewnienie bezpiecznego dostępu do platformy art. 6 ust. 1 lit. b
Dane komunikacyjne treść korespondencji, zgłoszenia do obsługi klienta Kontakt z użytkownikiem, obsługa zapytań i reklamacji art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f (zapewnienie sprawnej komunikacji i obsługi użytkowników oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń)
Dane techniczne adres IP, logi systemowe, dane urządzenia Zapewnienie bezpieczeństwa systemu, zapobieganie nadużyciom art. 6 ust. 1 lit. f (ochrona systemu IT oraz zapobieganie nieuprawnionemu dostępowi oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń)
Dane analityczne dane statystyczne dotyczące korzystania z platformy Analiza i rozwój funkcjonalności platformy art. 6 ust. 1 lit. f (rozwój i ulepszanie usług KalendGO) lub lit. a (jeżeli wymagane)
Dane marketingowe dane kontaktowe, informacje o zgodach Prowadzenie komunikacji marketingowej KalendGO art. 6 ust. 1 lit. f (promowanie własnych usług KalendGO)
Dane rozliczeniowe i księgowe dane do fakturowania, historia płatności Realizacja obowiązków księgowych i podatkowych art. 6 ust. 1 lit. c
Dane związane z bezpieczeństwem logi bezpieczeństwa, zdarzenia systemowe Wykrywanie incydentów i ochrona przed nadużyciami art. 6 ust. 1 lit. f (zapewnienie ciągłości działania i bezpieczeństwa platformy oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń)
Dane kandydatów do pracy lub współpracy imię i nazwisko, dane kontaktowe, informacje zawarte w CV i dokumentach aplikacyjnych Przeprowadzenie procesu rekrutacyjnego oraz podjęcie działań zmierzających do zawarcia umowy art. 6 ust. 1 lit. b (działania przed zawarciem umowy oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń)
Dane kandydatów na potrzeby przyszłych rekrutacji dane kontaktowe, CV Uwzględnienie kandydata w przyszłych procesach rekrutacyjnych art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda kandydata)

7. Przekazywanie Danych Poza EOG

KalendGO otrzymuje dane osobowe w następujący sposób:

  • bezpośrednio od użytkownika – w szczególności podczas rejestracji konta, korzystania z platformy, kontaktu z KalendGO za pośrednictwem poczty elektronicznej, formularzy kontaktowych lub innych kanałów komunikacji;

  • od klienta KalendGO (pracodawcy) – w zakresie danych osobowych wprowadzanych do platformy przez klienta w związku z korzystaniem z usług KalendGO, w szczególności danych dotyczących użytkowników kont oraz danych przetwarzanych w imieniu pracodawcy;

  • automatycznie podczas korzystania z platformy – poprzez zapisywanie danych technicznych i informacji o aktywności użytkownika, takich jak adres IP, logi systemowe, informacje o urządzeniu i przeglądarce;

  • od podmiotów trzecich – w ograniczonym zakresie, np. od dostawców usług uwierzytelniania, płatności lub komunikacji, jeżeli użytkownik skorzystał z takiej funkcjonalności.

KalendGO jako administrator przetwarza w szczególności:

4.1. Dane identyfikacyjne i kontaktowe

  • imię i nazwisko,

  • adres e-mail,

  • numer telefonu,

  • dane logowania (login, hasło w postaci zaszyfrowanej),

  • dane identyfikacyjne i kontaktowe kandydatów do pracy lub współpracy przekazane w ramach procesu rekrutacyjnego.

4.2. Dane komunikacyjne

  • treść korespondencji,

  • zgłoszenia do obsługi klienta,

  • historia kontaktu,

  • korespondencja oraz informacje przekazywane przez kandydatów do pracy lub współpracy w toku procesu rekrutacyjnego.

4.3. Dane techniczne

  • adres IP,

  • dane dotyczące urządzenia i przeglądarki,

  • logi systemowe i informacje o aktywności w aplikacji.

8. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane:

  • dostawcom usług i podwykonawcom współpracującym z KalendGO (w szczególności dostawcom infrastruktury IT i chmurowej, usług komunikacyjnych, analitycznych, księgowych, rachunkowych, audytowych, prawnych, doradczych, marketingowych oraz wsparcia operacyjnego), 

  • organom publicznym – gdy wymagają tego przepisy prawa.

9. Przekazywanie danych poza EOG

W przypadku przekazywania danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), KalendGO zapewnia, że przekazywanie to odbywa się wyłącznie do państw, w odniesieniu do których Komisja Europejska stwierdziła odpowiedni stopień ochrony danych osobowych, albo z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. 

10.  Okres przechowywania danych

Okres przechowywania danych osobowych zależy od celu, w jakim są one przetwarzane. KalendGO stosuje następujące kryteria ustalania tego okresu:

  • Realizacja umowy i obsługa konta: dane są przetwarzane przez okres obowiązywania umowy o świadczenie usług, a po jej zakończeniu – przez okres niezbędny do zabezpieczenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń (tj. do czasu przedawnienia roszczeń zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego) oraz wypełnienia obowiązków prawnych (np. podatkowych, księgowych).

  • Cele techniczne i bezpieczeństwo: dane techniczne oraz logi systemowe przechowywane są przez czas niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa IT, zarządzania systemem oraz wykrywania nadużyć, nie dłużej jednak niż do momentu utraty ich przydatności dla tych celów.

  • Cele marketingowe: dane są przetwarzane do momentu wycofania zgody lub wniesienia skutecznego sprzeciwu przez użytkownika.

  • Rekrutacja: dane są przechowywane do czasu zakończenia procesu rekrutacyjnego, a w przypadku wyrażenia odrębnej zgody na przyszłe rekrutacje – do czasu jej wycofania, jednak nie dłużej niż przez okres 2 lat.

  • Dane przetwarzane w imieniu pracodawcy: okres ich przechowywania wynika z umowy powierzenia zawartej z Klientem oraz jego instrukcji.

11. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane są przetwarzane przez KalendGO jako administratora, przysługują następujące prawa wynikające z RODO:

  • Prawo dostępu do danych – masz prawo uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe oraz otrzymać ich kopię wraz z informacją o sposobie przetwarzania.

  • Prawo do sprostowania danych – masz prawo żądać poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych osobowych.

  • Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w określonych przypadkach możesz żądać usunięcia swoich danych osobowych.

  • Prawo do ograniczenia przetwarzania – masz prawo żądać czasowego ograniczenia przetwarzania danych, jeżeli kwestionujesz ich prawidłowość lub legalność.

  • Prawo do przenoszenia danych – masz prawo otrzymać swoje dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie oraz przekazać je innemu administratorowi.

  • Prawo do sprzeciwu – masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora.

  • Prawo do cofnięcia zgody – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją w każdej chwili wycofać bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

  • Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uznasz, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.


W zakresie danych przetwarzanych w imieniu pracodawcy, żądania należy kierować bezpośrednio do pracodawcy jako administratora danych.

Każde z uprawnień możesz zrealizować kontaktując się z nami mailowo na adres: biuro@kalendgo.com

Odpowiedzi na wnioski dotyczące realizacji powyższych praw udzielamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca od ich otrzymania. Jeżeli, w przypadkach przewidzianych przez RODO, realizacja wniosku wymaga więcej czasu, termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym poinformujemy Cię wraz z podaniem przyczyn przedłużenia.

Realizacja praw osób, których dane dotyczą, jest co do zasady nieodpłatna, chyba że żądanie jest oczywiście nieuzasadnione lub nadmierne.


12. Bezpieczeństwo danych

KalendGO stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych, w tym szyfrowanie, kontrolę dostępu oraz monitoring bezpieczeństwa.

13. Zmiany Polityki Prywatności

Polityka Prywatności może być aktualizowana. O istotnych zmianach użytkownicy zostaną poinformowani za pośrednictwem platformy lub poczty elektronicznej.