1. Wprowadzenie
Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników aplikacji KalendGO, dostępnej pod adresem www.kalendgo.com oraz w formie aplikacji mobilnych na systemy iOS i Android.
KalendGO to platforma do zarządzania grafikami pracy, rejestracją czasu pracy oraz rozliczaniem wynagrodzeń, przeznaczona dla firm zatrudniających pracowników zmianowych.
Szanujemy Twoją prywatność i dokładamy wszelkich starań, aby Twoje dane osobowe były przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz innymi obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.
2. Administrator Danych Osobowych
[Nazwa firmy / Imię i Nazwisko właściciela]
[Adres siedziby]
NIP: [numer NIP]
REGON: [numer REGON]
E-mail kontaktowy: [adres e-mail]
3. Rodzaje Zbieranych Danych
W ramach korzystania z aplikacji KalendGO zbieramy następujące kategorie danych osobowych:
3.1. Dane identyfikacyjne i kontaktowe
Imię i nazwisko
Adres e-mail
Numer telefonu
Dane do logowania (login, hasło w formie zaszyfrowanej)
3.2. Dane pracownicze
Stanowisko i rola w organizacji
Przypisane lokalizacje pracy
Kwalifikacje i certyfikaty
Stawki wynagrodzenia
Limity godzin pracy
Preferencje i dostępność
3.3. Dane dotyczące czasu pracy
Grafiki zmian (planowane i zrealizowane)
Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy
Nadgodziny, godziny nocne i świąteczne
Urlopy, zwolnienia i inne nieobecności
Historia wniosków urlopowych
3.4. Dane lokalizacyjne (geolokalizacja)
W celu weryfikacji obecności w miejscu pracy podczas rejestracji wejścia/wyjścia, aplikacja może zbierać dane o lokalizacji GPS urządzenia mobilnego. Dane te są zbierane wyłącznie w momencie rejestracji czasu pracy i wykorzystywane do potwierdzenia, że użytkownik znajduje się w wyznaczonym obszarze miejsca pracy.
3.5. Dane techniczne
Adres IP
Typ i wersja przeglądarki
System operacyjny urządzenia
Logi aktywności w aplikacji
4. Cele Przetwarzania Danych
Twoje dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:
1. Świadczenie usług – umożliwienie korzystania z funkcji aplikacji KalendGO, w tym tworzenia grafików, rejestracji czasu pracy, zarządzania urlopami i rozliczania wynagrodzeń.
2. Weryfikacja obecności – potwierdzenie lokalizacji pracownika w miejscu pracy przy użyciu geolokalizacji.
3. Komunikacja – wysyłanie powiadomień o zmianach w grafiku, przypomnieniach i aktualizacjach, w tym przez WhatsApp.
4. Rozliczenia – generowanie raportów godzinowych i podsumowań do celów księgowych.
5. Obsługa klienta – odpowiadanie na zapytania i udzielanie wsparcia technicznego.
6. Bezpieczeństwo – wykrywanie nadużyć, ochrona przed nieuprawnionym dostępem.
7. Ulepszanie usług – analiza sposobu korzystania z aplikacji w celu jej doskonalenia.
5. Podstawy Prawne Przetwarzania
Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na następujących podstawach prawnych:
1. Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o świadczenie usług.
2. Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych (np. przechowywanie dokumentacji pracowniczej).
3. Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora (np. zapewnienie bezpieczeństwa, marketing bezpośredni).
4. Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – w określonych przypadkach przetwarzanie odbywa się na podstawie dobrowolnej zgody (np. geolokalizacja, komunikacja marketingowa).
6. Odbiorcy Danych
Twoje dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:
Pracodawca/Menedżer – osoby zarządzające grafikami i zespołem w ramach organizacji.
Dostawcy usług hostingowych – Supabase (infrastruktura bazodanowa i uwierzytelnianie).
Dostawcy usług komunikacyjnych – Meta (WhatsApp Business API) do wysyłania powiadomień.
Dostawcy usług analitycznych – narzędzia do analizy ruchu i działania aplikacji.
Organy państwowe – gdy wymagają tego przepisy prawa.
Wszyscy zewnętrzni dostawcy usług są zobowiązani do przetwarzania danych zgodnie z RODO i wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych zadań.
7. Przekazywanie Danych Poza EOG
Niektórzy z naszych dostawców usług mogą mieć siedziby poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG). W takich przypadkach zapewniamy odpowiedni poziom ochrony danych poprzez stosowanie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub innych mechanizmów dopuszczonych przez RODO.
8. Okres Przechowywania Danych
Twoje dane osobowe przechowujemy przez okres:
Dane konta – przez okres korzystania z usługi oraz 30 dni od usunięcia konta.
Dane dotyczące czasu pracy i rozliczeń – przez okres wymagany przepisami prawa pracy i podatkowego (zazwyczaj 10 lat).
Dane lokalizacyjne – przez okres 12 miesięcy od momentu zebrania.
Dane techniczne i logi – przez okres 12 miesięcy.
9. Twoje Prawa
Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa:
1. Prawo dostępu – możesz uzyskać informację, jakie dane przetwarzamy.
2. Prawo do sprostowania – możesz poprawić nieprawidłowe lub niekompletne dane.
3. Prawo do usunięcia – możesz żądać usunięcia danych w określonych przypadkach.
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania – możesz żądać ograniczenia przetwarzania danych.
5. Prawo do przenoszenia danych – możesz otrzymać dane w ustrukturyzowanym formacie.
6. Prawo do sprzeciwu – możesz sprzeciwić się przetwarzaniu na podstawie prawnie uzasadnionego interesu.
7. Prawo do cofnięcia zgody – jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją w każdej chwili wycofać.
Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami pod adresem e-mail podanym w sekcji 2.
Masz również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
10. Bezpieczeństwo Danych
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony Twoich danych osobowych, w tym:
Szyfrowanie danych w trakcie transmisji (HTTPS/TLS)
Szyfrowanie haseł w bazie danych
Kontrola dostępu oparta na rolach i uprawnieniach
Regularne kopie zapasowe
Monitoring i wykrywanie incydentów bezpieczeństwa
Szyfrowanie danych lokalizacyjnych GPS
11. Pliki Cookies
Nasza aplikacja webowa wykorzystuje pliki cookies w celu:
Utrzymania sesji użytkownika po zalogowaniu
Zapamiętania preferencji użytkownika
Analizy ruchu i sposobu korzystania z aplikacji
Możesz zarządzać ustawieniami cookies w przeglądarce. Wyłączenie niektórych cookies może wpłynąć na funkcjonalność aplikacji.
12. Dane Dzieci
Aplikacja KalendGO nie jest przeznaczona dla osób poniżej 16 roku życia. Świadomie nie zbieramy danych osobowych od dzieci. Jeśli dowiesz się, że dziecko przekazało nam swoje dane, skontaktuj się z nami, a niezwłocznie usuniemy te informacje.
13. Zmiany w Polityce Prywatności
Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności. O istotnych zmianach poinformujemy Cię za pośrednictwem aplikacji lub poczty elektronicznej. Data ostatniej aktualizacji jest podana na początku dokumentu.
14. Kontakt
Jeśli masz pytania dotyczące niniejszej Polityki Prywatności lub przetwarzania Twoich danych osobowych, skontaktuj się z nami:
E-mail: [adres e-mail]
Adres: [adres siedziby]