Política de Privacidade da KalendGO
Data da última atualização: 4.12.2025
1. Introdução
A presente Política de Privacidade estabelece as regras de tratamento de dados pessoais relacionadas com a utilização da plataforma KalendGO, disponível em www.kalendgo.com e sob a forma de aplicações móveis para os sistemas iOS e Android.
A KalendGO é uma plataforma informática do tipo SaaS destinada à gestão de escalas de trabalho, ao registo do tempo de trabalho e ao processamento de recursos humanos e salários em organizações que empregam trabalhadores por turnos.
Consoante o tipo de dados e a relação com o utilizador, a KalendGO pode tratar dados pessoais:
- na qualidade de responsável pelo tratamento dos dados pessoais, ou
- na qualidade de subcontratante que trata dados pessoais em nome do empregador (cliente da KalendGO).
Envidamos todos os esforços para que os dados pessoais sejam tratados em conformidade com o Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho («RGPD») e demais disposições legais aplicáveis.
2. Responsável pelo Tratamento dos Dados Pessoais
O responsável pelo tratamento dos dados pessoais é a KalendGO, com sede em Jaworze, NIP 9372776523, REGON 543350780.
Contacto: biuro@kalendgo.com
3. Tipos de Dados Recolhidos
3.1. A KalendGO como responsável pelo tratamento
A KalendGO é responsável pelo tratamento dos dados pessoais no âmbito dos dados:
dos utilizadores que representam os clientes (p. ex. proprietários de empresas, administradores de contas),
das pessoas que contactam a KalendGO,
dos utilizadores, no que respeita aos dados técnicos e estatísticos,
dos candidatos a emprego / colaboração,
dos dados tratados para fins de marketing e comunicação da KalendGO.
3.2. A KalendGO como subcontratante
A KalendGO trata os dados pessoais dos trabalhadores, prestadores de serviços e outras pessoas empregadas pelo cliente exclusivamente na qualidade de subcontratante, com base num contrato de subcontratação do tratamento de dados pessoais (art. 28.º do RGPD).
4. Âmbito dos dados tratados pela KalendGO como responsável pelo tratamento
O responsável pelo tratamento dos dados pessoais dos trabalhadores é o seu empregador (cliente da KalendGO). A KalendGO não utiliza os dados dos trabalhadores para fins próprios e trata-os exclusivamente de acordo com as instruções do responsável pelo tratamento. Se é trabalhador ou outra pessoa cujos dados pessoais sejam tratados no âmbito da utilização da plataforma KalendGO pelo seu empregador, quaisquer questões, exigências ou pedidos relativos ao tratamento dos seus dados pessoais (em particular relativos ao exercício dos direitos decorrentes do RGPD) devem ser dirigidos diretamente ao seu empregador, que é o responsável pelo tratamento dos seus dados pessoais.
Em caso de utilização da aplicação móvel KalendGO e de ativação pelo trabalhador da função de registo do tempo de trabalho com verificação por geolocalização, a KalendGO trata dados sobre a localização do dispositivo móvel do utilizador (dados de GPS e dados de localização de rede).
Os dados de localização são tratados exclusivamente para:
a) confirmar a presença do trabalhador no local de prestação de trabalho no momento do início e do fim do turno de trabalho;
b) verificar se o trabalhador se encontra no local designado pelo empregador como local de prestação de trabalho.
A KalendGO trata os dados de localização de acordo com as seguintes regras:
a) os dados são obtidos apenas no momento em que o trabalhador utiliza ativamente a função de registo do início ou do fim do turno de trabalho; os dados não são recolhidos de forma contínua nem em segundo plano;
b) os dados são armazenados em servidores protegidos do fornecedor de infraestrutura na nuvem (Supabase) localizados no território da União Europeia;
c) o acesso aos dados de localização do trabalhador cabe exclusivamente ao empregador que atua como responsável pelo tratamento dos dados pessoais do trabalhador;
d) os dados de localização não são disponibilizados a terceiros para fins de marketing nem para fins distintos dos acima indicados.
O trabalhador tem o direito de recusar a concessão das permissões de acesso aos dados de localização nas definições do sistema do seu dispositivo móvel, bem como de as retirar a qualquer momento. A falta de consentimento para o tratamento dos dados de localização pode impossibilitar a utilização da função de registo do tempo de trabalho com verificação por geolocalização.
No que respeita ao tratamento dos dados de localização dos trabalhadores, a KalendGO atua como subcontratante na aceção do art. 28.º do RGPD, agindo em nome e com base em instruções documentadas do empregador, que é o responsável pelo tratamento dos dados pessoais do trabalhador.
5. Finalidades do tratamento dos dados (como responsável pelo tratamento)
A KalendGO trata os dados pessoais na qualidade de responsável pelo tratamento para as seguintes finalidades:
- celebração e execução do contrato de utilização da plataforma,
- gestão das contas de utilizador,
- comunicação relacionada com o funcionamento da plataforma,
- tratamento de pedidos e questões,
- garantia da segurança do sistema,
- análise e melhoria das funcionalidades da plataforma, realização de ações de marketing (a comunicação de marketing é dirigida exclusivamente a empresários e a pessoas que representam empresários, com recurso a dados de contacto profissionais),
- realização de processos de recrutamento e adoção de medidas destinadas a estabelecer colaboração com os candidatos.
6. Destinatários dos Dados
Os dados pessoais são tratados com base em:
- art. 6.º, n.º 1, al. b) do RGPD – execução do contrato,
- art. 6.º, n.º 1, al. c) do RGPD – obrigações legais,
- art. 6.º, n.º 1, al. f) do RGPD – interesse legítimo da KalendGO,
- art. 6.º, n.º 1, al. a) do RGPD – consentimento (quando aplicável).
As informações detalhadas relativas à relação entre as categorias de dados, as finalidades do tratamento e os fundamentos jurídicos são apresentadas na tabela abaixo.
| Categoria de dados | Dados pessoais | Finalidade do tratamento | Fundamento jurídico (RGPD) |
|---|---|---|---|
| Dados de identificação e de contacto dos utilizadores | nome e apelido, endereço de e-mail, número de telefone | Criação e gestão da conta de utilizador, execução do contrato de utilização da plataforma | art. 6.º, n.º 1, al. b) |
| Dados de acesso e autenticação | utilizador, palavra-passe (sob forma encriptada) | Assegurar um acesso seguro à plataforma | art. 6.º, n.º 1, al. b) |
| Dados de comunicação | conteúdo da correspondência, pedidos de apoio ao cliente | Contacto com o utilizador, tratamento de questões e reclamações | art. 6.º, n.º 1, al. b) ou al. f) (assegurar uma comunicação e um apoio eficazes aos utilizadores, bem como declarar, exercer ou defender direitos) |
| Dados técnicos | endereço IP, registos do sistema, dados do dispositivo | Assegurar a segurança do sistema, prevenir abusos | art. 6.º, n.º 1, al. f) (proteção do sistema informático e prevenção de acessos não autorizados, bem como declarar, exercer ou defender direitos) |
| Dados de localização | dados de GPS e dados de localização de rede do dispositivo móvel do trabalhador | Verificação da presença do trabalhador no local de prestação de trabalho durante o registo do início e do fim do turno de trabalho (tratados em nome do empregador, responsável pelo tratamento dos dados do trabalhador) | art. 28.º do RGPD – subcontratação do tratamento; o fundamento jurídico do tratamento recai sobre o empregador, na qualidade de responsável pelo tratamento dos dados pessoais do trabalhador |
| Dados analíticos | dados estatísticos relativos à utilização da plataforma | Análise e desenvolvimento das funcionalidades da plataforma | art. 6.º, n.º 1, al. f) (desenvolvimento e melhoria dos serviços da KalendGO) ou al. a) (quando exigido) |
| Dados de marketing | dados de contacto, informações sobre os consentimentos | Realização da comunicação de marketing da KalendGO | art. 6.º, n.º 1, al. f) (promoção dos próprios serviços da KalendGO) |
| Dados de faturação e contabilidade | dados de faturação, histórico de pagamentos | Cumprimento das obrigações contabilísticas e fiscais | art. 6.º, n.º 1, al. c) |
| Dados relacionados com a segurança | registos de segurança, eventos do sistema | Deteção de incidentes e proteção contra abusos | art. 6.º, n.º 1, al. f) (assegurar a continuidade do funcionamento e a segurança da plataforma, bem como declarar, exercer ou defender direitos) |
| Dados dos candidatos a emprego ou colaboração | nome e apelido, dados de contacto, informações constantes do CV e dos documentos de candidatura | Realização do processo de recrutamento e adoção de medidas destinadas à celebração de um contrato | art. 6.º, n.º 1, al. b) (diligências pré-contratuais, bem como declarar, exercer ou defender direitos) |
| Dados dos candidatos para futuros recrutamentos | dados de contacto, CV | Inclusão do candidato em futuros processos de recrutamento | art. 6.º, n.º 1, al. a) (consentimento do candidato) |
A disponibilização dos dados pessoais é voluntária, embora em alguns casos seja necessária para a celebração ou execução do contrato de utilização da plataforma KalendGO. A não disponibilização dos dados pode resultar na impossibilidade de criar uma conta ou de utilizar determinadas funcionalidades da plataforma.
Os dados pessoais não serão utilizados para decisões automatizadas, incluindo a definição de perfis, de modo a produzir efeitos jurídicos sobre os utilizadores.
7. Transferência de Dados para Fora do EEE
A KalendGO recebe os dados pessoais das seguintes formas:
- diretamente do utilizador – em particular durante o registo da conta, a utilização da plataforma, o contacto com a KalendGO por correio eletrónico, formulários de contacto ou outros canais de comunicação;
- do cliente da KalendGO (o empregador) – no que respeita aos dados pessoais introduzidos na plataforma pelo cliente no âmbito da utilização dos serviços da KalendGO, em particular dados relativos aos utilizadores das contas e dados tratados em nome do empregador;
- automaticamente durante a utilização da plataforma – através do registo de dados técnicos e de informações sobre a atividade do utilizador, tais como o endereço IP, os registos do sistema e as informações sobre o dispositivo e o navegador;
- de terceiros – em âmbito limitado, p. ex. de fornecedores de serviços de autenticação, pagamento ou comunicação, caso o utilizador tenha recorrido a essa funcionalidade.
A KalendGO, na qualidade de responsável pelo tratamento, trata em particular:
7.1. Dados de identificação e de contacto
- nome e apelido,
- endereço de correio eletrónico,
- número de telefone,
- dados de acesso (utilizador, palavra-passe sob forma encriptada),
- dados de identificação e de contacto dos candidatos a emprego ou colaboração transmitidos no âmbito do processo de recrutamento.
7.2. Dados de comunicação
- conteúdo da correspondência,
- pedidos de apoio ao cliente,
- histórico de contactos,
- correspondência e informações transmitidas pelos candidatos a emprego ou colaboração no decurso do processo de recrutamento.
7.3. Dados técnicos
- endereço IP,
- dados relativos ao dispositivo e ao navegador,
- registos do sistema e informações sobre a atividade na aplicação.
8. Destinatários dos dados
Os dados podem ser transmitidos:
- a prestadores de serviços e subcontratados que colaboram com a KalendGO (em particular fornecedores de infraestrutura informática e na nuvem, serviços de comunicação, análise, contabilidade, escrituração, auditoria, serviços jurídicos, de consultoria, de marketing e de apoio operacional),
- a autoridades públicas – quando exigido pela lei.
9. Transferência de dados para fora do EEE
Em caso de transferência de dados pessoais para fora do Espaço Económico Europeu (EEE), a KalendGO assegura que essa transferência se realiza apenas para países relativamente aos quais a Comissão Europeia reconheceu um nível adequado de proteção de dados pessoais, ou mediante a aplicação de garantias adequadas previstas no RGPD, em particular as cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela Comissão Europeia.
10. Prazo de conservação dos dados
O prazo de conservação dos dados pessoais depende da finalidade para a qual são tratados. A KalendGO aplica os seguintes critérios para determinar esse prazo:
- Execução do contrato e gestão da conta: os dados são tratados durante o período de vigência do contrato de prestação de serviços e, após o seu termo, durante o período necessário para assegurar ou exercer eventuais direitos (isto é, até à prescrição dos direitos nos termos do Código Civil) e para cumprir obrigações legais (p. ex. fiscais, contabilísticas).
- Fins técnicos e de segurança: os dados técnicos e os registos do sistema são conservados durante o tempo necessário para assegurar a segurança informática, gerir o sistema e detetar abusos, mas não para além do momento em que deixem de ser úteis para esses fins.
- Fins de marketing: os dados são tratados até à retirada do consentimento ou à oposição eficaz apresentada pelo utilizador.
- Recrutamento: os dados são conservados até ao termo do processo de recrutamento e, caso tenha sido dado consentimento separado para futuros recrutamentos, até à sua retirada, mas não por mais de 2 anos.
- Dados tratados em nome do empregador: o respetivo prazo de conservação resulta do contrato de subcontratação celebrado com o Cliente e das suas instruções.
11. Direitos dos titulares dos dados
As pessoas cujos dados são tratados pela KalendGO na qualidade de responsável pelo tratamento têm os seguintes direitos decorrentes do RGPD:
- Direito de acesso aos dados – tem o direito de obter a confirmação de que tratamos os seus dados pessoais e de receber uma cópia dos mesmos, juntamente com informações sobre o modo de tratamento.
- Direito de retificação dos dados – tem o direito de exigir a correção de dados pessoais incorretos ou o completamento de dados incompletos.
- Direito ao apagamento dos dados («direito a ser esquecido») – em determinados casos pode exigir o apagamento dos seus dados pessoais.
- Direito à limitação do tratamento – tem o direito de exigir a limitação temporária do tratamento dos dados, caso conteste a sua exatidão ou licitude.
- Direito à portabilidade dos dados – tem o direito de receber os seus dados pessoais num formato estruturado e de uso corrente e de os transmitir a outro responsável pelo tratamento.
- Direito de oposição – tem o direito de se opor ao tratamento de dados baseado no interesse legítimo do responsável pelo tratamento.
- Direito de retirar o consentimento – caso o tratamento se baseie no consentimento, pode retirá-lo a qualquer momento, sem afetar a licitude do tratamento anterior.
- Direito de apresentar reclamação à autoridade de controlo – tem o direito de apresentar reclamação ao Presidente do Gabinete de Proteção de Dados Pessoais (ul. Stawki 2, 00-193 Varsóvia), caso considere que o tratamento dos dados viola as disposições do RGPD.
No que respeita aos dados tratados em nome do empregador, os pedidos devem ser dirigidos diretamente ao empregador, na qualidade de responsável pelo tratamento.
Pode exercer qualquer destes direitos contactando-nos por e-mail para: biuro@kalendgo.com
Respondemos aos pedidos relativos ao exercício dos direitos acima referidos sem demora injustificada e o mais tardar no prazo de um mês a contar da sua receção. Se, nos casos previstos no RGPD, a resposta ao pedido exigir mais tempo, esse prazo pode ser prorrogado por mais dois meses, do que o informaremos, indicando os motivos da prorrogação.
O exercício dos direitos dos titulares dos dados é, em princípio, gratuito, salvo se o pedido for manifestamente infundado ou excessivo.
12. Segurança dos dados
A KalendGO aplica medidas técnicas e organizativas adequadas para proteger os dados pessoais, incluindo encriptação, controlo de acessos e monitorização da segurança.
13. Alterações à Política de Privacidade
A Política de Privacidade pode ser atualizada. Os utilizadores serão informados das alterações relevantes através da plataforma ou por correio eletrónico.