Politique de Confidentialité de KalendGO
Date de la dernière mise à jour : 4.12.2025
1. Introduction
La présente Politique de Confidentialité définit les règles de traitement des données personnelles dans le cadre de l'utilisation de la plateforme KalendGO, accessible à l'adresse www.kalendgo.com ainsi que sous forme d'applications mobiles pour les systèmes iOS et Android.
KalendGO est une plateforme informatique de type SaaS destinée à la gestion des plannings de travail, à l'enregistrement du temps de travail et aux règlements RH et de paie dans les organisations employant des travailleurs postés.
Selon le type de données et la relation avec l'utilisateur, KalendGO peut traiter des données personnelles :
- en tant que responsable du traitement des données personnelles, ou
- en tant que sous-traitant des données personnelles au nom de l'employeur (client de KalendGO).
Nous mettons tout en œuvre pour que les données personnelles soient traitées conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil (« RGPD ») ainsi qu'aux autres dispositions légales applicables.
2. Responsable du Traitement des Données Personnelles
Le responsable du traitement des données personnelles est KalendGO, dont le siège se situe à Jaworze, NIP 9372776523, REGON 543350780.
Contact : biuro@kalendgo.com
3. Types de Données Collectées
3.1. KalendGO en tant que responsable du traitement
KalendGO est responsable du traitement des données personnelles pour les données :
des utilisateurs représentant les clients (p. ex. propriétaires d'entreprises, administrateurs de comptes),
des personnes contactant KalendGO,
des utilisateurs, s'agissant des données techniques et statistiques,
des candidats à un emploi / à une collaboration,
des données traitées à des fins marketing et de communication de KalendGO.
3.2. KalendGO en tant que sous-traitant
KalendGO traite les données personnelles des salariés, des prestataires et des autres personnes employées par le client uniquement en tant que sous-traitant, sur la base d'un contrat de sous-traitance du traitement des données personnelles (art. 28 du RGPD).
4. Étendue des données traitées par KalendGO en tant que responsable du traitement
Le responsable du traitement des données personnelles des salariés est leur employeur (client de KalendGO). KalendGO n'utilise pas les données des salariés à ses propres fins et les traite exclusivement conformément aux instructions du responsable du traitement. Si vous êtes salarié ou une autre personne dont les données personnelles sont traitées dans le cadre de l'utilisation de la plateforme KalendGO par votre employeur, toute question, exigence ou demande relative au traitement de vos données personnelles (en particulier concernant l'exercice des droits découlant du RGPD) doit être adressée directement à votre employeur, qui est le responsable du traitement de vos données personnelles.
En cas d'utilisation de l'application mobile KalendGO et d'activation par le salarié de la fonction d'enregistrement du temps de travail avec vérification par géolocalisation, KalendGO traite les données relatives à la position de l'appareil mobile de l'utilisateur (données GPS et données de localisation réseau).
Les données de localisation sont traitées exclusivement aux fins de :
a) confirmer la présence du salarié sur le lieu d'exécution du travail au moment du début et de la fin de la journée de travail ;
b) vérifier si le salarié se trouve à l'endroit désigné par l'employeur comme lieu d'exécution du travail.
KalendGO traite les données de localisation conformément aux règles suivantes :
a) les données sont collectées uniquement au moment où le salarié utilise activement la fonction d'enregistrement du début ou de la fin de sa journée de travail ; les données ne sont pas collectées en continu ni en arrière-plan ;
b) les données sont conservées sur des serveurs sécurisés du fournisseur d'infrastructure cloud (Supabase) situés sur le territoire de l'Union européenne ;
c) seul l'employeur, agissant en qualité de responsable du traitement des données personnelles du salarié, a accès aux données de localisation de celui-ci ;
d) les données de localisation ne sont pas communiquées à des tiers à des fins marketing ni à des fins autres que celles indiquées ci-dessus.
Le salarié est en droit de refuser l'octroi des autorisations d'accès aux données de localisation dans les paramètres système de son appareil mobile et de les retirer à tout moment. L'absence de consentement au traitement des données de localisation peut empêcher l'utilisation de la fonction d'enregistrement du temps de travail avec vérification par géolocalisation.
S'agissant du traitement des données de localisation des salariés, KalendGO agit en tant que sous-traitant au sens de l'art. 28 du RGPD, agissant au nom et sur la base d'instructions documentées de l'employeur, responsable du traitement des données personnelles du salarié.
5. Finalités du traitement des données (en tant que responsable du traitement)
KalendGO traite les données personnelles en tant que responsable du traitement aux finalités suivantes :
- conclusion et exécution du contrat d'utilisation de la plateforme,
- gestion des comptes utilisateurs,
- communication liée au fonctionnement de la plateforme,
- traitement des demandes et des questions,
- garantie de la sécurité du système,
- analyse et amélioration des fonctionnalités de la plateforme, réalisation d'actions marketing (la communication marketing est adressée exclusivement aux entrepreneurs ainsi qu'aux personnes représentant des entrepreneurs, au moyen de coordonnées professionnelles),
- conduite des processus de recrutement et engagement de démarches visant à nouer une collaboration avec les candidats.
6. Destinataires des Données
Les données personnelles sont traitées sur la base de :
- l'art. 6, par. 1, point b) du RGPD – exécution du contrat,
- l'art. 6, par. 1, point c) du RGPD – obligations légales,
- l'art. 6, par. 1, point f) du RGPD – intérêt légitime de KalendGO,
- l'art. 6, par. 1, point a) du RGPD – consentement (le cas échéant).
Les informations détaillées concernant le lien entre les catégories de données, les finalités du traitement et les bases légales sont présentées dans le tableau ci-dessous.
| Catégorie de données | Données personnelles | Finalité du traitement | Base légale (RGPD) |
|---|---|---|---|
| Données d'identification et de contact des utilisateurs | nom et prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone | Création et gestion du compte utilisateur, exécution du contrat d'utilisation de la plateforme | art. 6, par. 1, point b) |
| Données de connexion et d'authentification | identifiant, mot de passe (sous forme chiffrée) | Garantir un accès sécurisé à la plateforme | art. 6, par. 1, point b) |
| Données de communication | contenu de la correspondance, demandes adressées au service client | Contact avec l'utilisateur, traitement des questions et des réclamations | art. 6, par. 1, point b) ou point f) (assurer une communication et un service utilisateur efficaces ainsi que constater, exercer ou défendre des droits) |
| Données techniques | adresse IP, journaux système, données de l'appareil | Garantir la sécurité du système, prévenir les abus | art. 6, par. 1, point f) (protection du système informatique et prévention des accès non autorisés ainsi que constatation, exercice ou défense de droits) |
| Données de localisation | données GPS et données de localisation réseau de l'appareil mobile du salarié | Vérification de la présence du salarié sur le lieu d'exécution du travail lors de l'enregistrement du début et de la fin de la journée de travail (traitées au nom de l'employeur, responsable du traitement des données du salarié) | art. 28 du RGPD – sous-traitance du traitement ; la base légale du traitement incombe à l'employeur en tant que responsable du traitement des données personnelles du salarié |
| Données analytiques | données statistiques relatives à l'utilisation de la plateforme | Analyse et développement des fonctionnalités de la plateforme | art. 6, par. 1, point f) (développement et amélioration des services KalendGO) ou point a) (si requis) |
| Données marketing | coordonnées, informations sur les consentements | Conduite de la communication marketing de KalendGO | art. 6, par. 1, point f) (promotion des services propres de KalendGO) |
| Données de facturation et de comptabilité | données de facturation, historique des paiements | Exécution des obligations comptables et fiscales | art. 6, par. 1, point c) |
| Données liées à la sécurité | journaux de sécurité, événements système | Détection des incidents et protection contre les abus | art. 6, par. 1, point f) (assurer la continuité de fonctionnement et la sécurité de la plateforme ainsi que constater, exercer ou défendre des droits) |
| Données des candidats à un emploi ou à une collaboration | nom et prénom, coordonnées, informations contenues dans le CV et les documents de candidature | Conduite du processus de recrutement et engagement de démarches visant à la conclusion d'un contrat | art. 6, par. 1, point b) (mesures précontractuelles ainsi que constatation, exercice ou défense de droits) |
| Données des candidats pour de futurs recrutements | coordonnées, CV | Prise en compte du candidat dans de futurs processus de recrutement | art. 6, par. 1, point a) (consentement du candidat) |
La communication des données personnelles est facultative, mais dans certains cas elle est nécessaire à la conclusion ou à l'exécution du contrat d'utilisation de la plateforme KalendGO. Le fait de ne pas fournir ces données peut entraîner l'impossibilité de créer un compte ou d'utiliser certaines fonctionnalités de la plateforme.
Les données personnelles ne seront pas utilisées pour une prise de décision automatisée, y compris le profilage, d'une manière produisant des effets juridiques à l'égard des utilisateurs.
7. Transfert de Données Hors EEE
KalendGO reçoit les données personnelles de la manière suivante :
- directement de l'utilisateur – en particulier lors de la création d'un compte, de l'utilisation de la plateforme, du contact avec KalendGO par courrier électronique, via les formulaires de contact ou d'autres canaux de communication ;
- du client de KalendGO (l'employeur) – s'agissant des données personnelles saisies dans la plateforme par le client dans le cadre de l'utilisation des services de KalendGO, en particulier les données relatives aux utilisateurs des comptes ainsi que les données traitées au nom de l'employeur ;
- automatiquement lors de l'utilisation de la plateforme – par l'enregistrement de données techniques et d'informations sur l'activité de l'utilisateur, telles que l'adresse IP, les journaux système, les informations sur l'appareil et le navigateur ;
- de tiers – dans une mesure limitée, p. ex. auprès de fournisseurs de services d'authentification, de paiement ou de communication, si l'utilisateur a eu recours à une telle fonctionnalité.
En tant que responsable du traitement, KalendGO traite en particulier :
7.1. Données d'identification et de contact
- nom et prénom,
- adresse e-mail,
- numéro de téléphone,
- données de connexion (identifiant, mot de passe sous forme chiffrée),
- données d'identification et de contact des candidats à un emploi ou à une collaboration transmises dans le cadre du processus de recrutement.
7.2. Données de communication
- contenu de la correspondance,
- demandes adressées au service client,
- historique des contacts,
- correspondance et informations transmises par les candidats à un emploi ou à une collaboration au cours du processus de recrutement.
7.3. Données techniques
- adresse IP,
- données relatives à l'appareil et au navigateur,
- journaux système et informations sur l'activité dans l'application.
8. Destinataires des données
Les données peuvent être transmises :
- aux prestataires de services et sous-traitants coopérant avec KalendGO (en particulier les fournisseurs d'infrastructure informatique et cloud, de services de communication, d'analyse, de comptabilité, de tenue de livres, d'audit, de services juridiques, de conseil, de marketing ainsi que de support opérationnel),
- aux autorités publiques – lorsque les dispositions légales l'exigent.
9. Transfert de données hors EEE
En cas de transfert de données personnelles en dehors de l'Espace économique européen (EEE), KalendGO garantit que ce transfert s'effectue uniquement vers des pays pour lesquels la Commission européenne a constaté un niveau adéquat de protection des données personnelles, ou moyennant l'application de garanties appropriées prévues par le RGPD, en particulier les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.
10. Durée de conservation des données
La durée de conservation des données personnelles dépend de la finalité pour laquelle elles sont traitées. KalendGO applique les critères suivants pour déterminer cette durée :
- Exécution du contrat et gestion du compte : les données sont traitées pendant la durée du contrat de prestation de services et, après sa fin, pendant la période nécessaire à la sauvegarde ou à la revendication d'éventuelles créances (c'est-à-dire jusqu'à la prescription des créances conformément aux dispositions du Code civil) ainsi qu'à l'exécution des obligations légales (p. ex. fiscales, comptables).
- Finalités techniques et sécurité : les données techniques et les journaux système sont conservés pendant la durée nécessaire pour assurer la sécurité informatique, gérer le système et détecter les abus, mais pas au-delà du moment où ils perdent leur utilité à ces fins.
- Finalités marketing : les données sont traitées jusqu'au retrait du consentement ou à l'opposition effective formée par l'utilisateur.
- Recrutement : les données sont conservées jusqu'à la fin du processus de recrutement et, en cas de consentement distinct pour de futurs recrutements, jusqu'à son retrait, mais pas plus de 2 ans.
- Données traitées au nom de l'employeur : leur durée de conservation résulte du contrat de sous-traitance conclu avec le Client ainsi que de ses instructions.
11. Droits des personnes concernées
Les personnes dont les données sont traitées par KalendGO en tant que responsable du traitement disposent des droits suivants découlant du RGPD :
- Droit d'accès aux données – vous avez le droit d'obtenir la confirmation que nous traitons vos données personnelles et d'en recevoir une copie ainsi que des informations sur les modalités du traitement.
- Droit de rectification des données – vous avez le droit de demander la correction de données personnelles inexactes ou le complètement de données incomplètes.
- Droit à l'effacement des données (« droit à l'oubli ») – dans certains cas, vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles.
- Droit à la limitation du traitement – vous avez le droit de demander la limitation temporaire du traitement des données si vous en contestez l'exactitude ou la licéité.
- Droit à la portabilité des données – vous avez le droit de recevoir vos données personnelles dans un format structuré et couramment utilisé et de les transmettre à un autre responsable du traitement.
- Droit d'opposition – vous avez le droit de vous opposer au traitement des données fondé sur l'intérêt légitime du responsable du traitement.
- Droit de retirer son consentement – si le traitement repose sur le consentement, vous pouvez le retirer à tout moment sans que cela n'affecte la licéité du traitement effectué auparavant.
- Droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle – vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès du Président de l'Office de protection des données personnelles (ul. Stawki 2, 00-193 Varsovie) si vous estimez que le traitement des données enfreint les dispositions du RGPD.
S'agissant des données traitées au nom de l'employeur, les demandes doivent être adressées directement à l'employeur en tant que responsable du traitement.
Vous pouvez exercer chacun de ces droits en nous contactant par courriel à l'adresse : biuro@kalendgo.com
Nous répondons aux demandes relatives à l'exercice des droits susmentionnés sans retard injustifié, au plus tard dans un délai d'un mois à compter de leur réception. Si, dans les cas prévus par le RGPD, le traitement de la demande nécessite davantage de temps, ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires, ce dont nous vous informerons en indiquant les motifs de la prolongation.
L'exercice des droits des personnes concernées est en principe gratuit, sauf si la demande est manifestement infondée ou excessive.
12. Sécurité des données
KalendGO applique des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles, notamment le chiffrement, le contrôle des accès et la surveillance de la sécurité.
13. Modifications de la Politique de Confidentialité
La Politique de Confidentialité peut être mise à jour. Les utilisateurs seront informés des modifications importantes par l'intermédiaire de la plateforme ou par courrier électronique.